GUEST MANAGEMENT IN DER PRAXIS


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Einladungsmanagement

  • Analoges oder digitales Einladungsmanagement
  • Bereitstellung einer veranstaltungsbezogenen E-Mail Adresse und Hotline
  • Konzeption und Kreation von Save the Date-, Einladungs-, Reminder- und Bestätigungsunterlagen
  • Postalischer oder digitaler Versand
  • Steuerung und Sammlung der Rückmeldungen
  • Nachfassen bei fehlenden Angaben
  • Listengenerierung nach verschiedenen Kriterien
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Event Microsites

  • Konzeption und Kreation von Websites in Kunden CI
  • Personalisierte Log-Ins bzw. offene Anmeldungen
  • Abfrage aller für die Veranstaltung erforderlichen Informationen
  • Versand von automatisch generierten Bestätigungsmails
  • Diverse Download-Funktionen
  • Kontingent-Verwaltung
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Reise- & Shuttleplanung

  • Unterstützung der Gäste bei der Reiseplanung
  • Automatischer Abgleich der eingegebenen Daten mit internationaler Flugdatenbank
  • Planung aller relevanten Transfers
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Services vor Ort

  • Analoger oder digitaler Check-In
  • Check-In des Teilnehmers vor Ort durch erfahrenes Personal
  • Übergabe aller Veranstaltungsunterlagen
  • Ständiges Reporting diverser Teilnehmerdaten (z.B. An- und Abwesenheiten) an den Kunden
  • Informationscounter als erster Anlaufpunkt bei Fragen für die Gäste
  • Digitale Erfassung von Unterschriften
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Hotel Management

  • Bindeglied zwischen Kunde und Hotel
  • Veranstaltungs-Check-In im Hotel, bzw. Übergabe wichtiger Veranstaltungsunterlagen bei Hotel Check-In
  • Besetzung eines Info-Counters für Fragen der Gäste bei Anreise
  • Ggf. Verteilung eines Welcome Letter und / oder von Give Aways auf den Zimmern
  • Unterstützung bei der Abrechnung
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Barcode, QR-Code & RFID

  • Druck eines Bar-/QR-Codes auf das Namensschild oder Aufnahme eines RFID Chips bei der Produktion im Namensschild
  • Automatisches Lesen durch Scanner / Gates
  • Lückenlose Datenübertragung (bspw. Nutzung bei Garderobenmanagement, Gepäcktracking etc.)
  • Kurze Prozesse durch enge Verknüpfung von Guest Management und IT
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Garderobenmanagement (nur mit RFID möglich)

  • Bei Abgabe eines Kleidungs- und/oder Gepäckstückes wird die Garderobennummer direkt auf dem Namensschild gespeichert
  • Wegfall separater Garderobenmarken für den Gast (durch papierloses Garderobenmanagement kein Verlust der Garderobenmarke mehr möglich)
  • Ausdruck personalisierter Garderobenetiketten für das Servicepersonal, welche an den Kleidungsstücken befestigt werden
  • Bei Abholung eines Garderobenstückes wird das Namensschild des Gastes gescannt und das entsprechende Kleidungsstück (oder Gepäckstück) aus der Garderobe geholt
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Teilnehmer- und Gepäcktracking

  • Druck eines Bar-/QR-Codes (optional RFID) auf die Namensschilder und Kofferanhänger der Teilnehmer.
  • Nach erfolgreichem Check-In kann die Anwesenheit eines jeden Teilnehmers an verschiedenen Stationen überprüft werden.
  • Tracking des Gepäcks bei Abgabe am Check-In und an diversen Transfer-Stationen.
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Event App

  • Applikation für iOS und Android
  • Personalisierte Gästeanwendungen mit folgenden Inhalten:
    • Agenda der Veranstaltung
    • Locationmap
    • Kontakt- / Teilnehmerverzeichnis
    • Produktinformationen
    • Städteinformation zum Veranstaltungsort
    • Wettervorhersage
    • Q&A in Echtzeit
    • Feedbackabfrage
    • Up- und Download von Bildern
    • Messenger-Funktion der Teilnehmer untereinander
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Bildergalerie

  • Auswahl Key Impressions (in Abstimmung mit dem Kunden)
  • Erstellung von digitalen Bilder- und Videogalerien
  • Download- und Sharing Funktion

Feedback

  • Erstellung Feedbackbögen (online oder offline)
  • Feedbackauswertung
  • Aufbereitung finaler Statistiken

Reports & Nachbesprechung

  • Unterstützung bei der Abrechnung
  • Aufbereitung finaler Listen und Reports
  • Abschlussgespräch mit dem Kunden